Om je zaak op te starten en te laten draaien, moet je wel kosten maken. Dat zijn je beroepskosten, die je meestal mag aftrekken van je omzet. Welke beroepskosten zijn aftrekbaar, welke niet en hoe zit dat in elkaar?
Aftrekbare kosten van een zelfstandige
Kosten en lasten die je betaalt tijdens een belastbare periode, zijn je aftrekbare beroepskosten. De fiscus vraagt natuurlijk bewijzen: heb je die kosten echt gemaakt en hoeveel bedragen ze? Hou dus de bewijsstukken van je kosten goed bij: facturen, rekeningen, kwitanties,…
Kosten aftrekken, minder winst maken en dus minder belastingen betalen is mooi meegenomen. Maar niet alle kosten komen in aanmerking. Je moet kunnen aantonen dat ze nuttig zijn om je zaak te starten of je beroep uit te oefenen.
Lijst van aftrekbare kosten en lasten
De aftrekbare kosten van een zelfstandige in bijberoep zijn niet anders dan voor een zelfstandige in hoofdberoep. Maar niet alle kosten zijn op dezelfde manier aftrekbaar. Sommige beroepskosten zijn volledig aftrekbaar, andere gedeeltelijk en sommige helemaal niet. Een overzicht.
Volledig aftrekbare kosten
Meestal zijn de uitgaven voor alles wat je echt nodig hebt om je beroepsactiviteit uit te oefenen volledig aftrekbaar. Denk aan je kantoormateriaal, sommige verzekeringen, huur van je kantoorruimte, interesten van een beroepslening, enz. Maar ook je sociale bijdragen en de eventuele premies voor je VAPZ zijn aftrekbaar.
Gedeeltelijk aftrekbare bedrijfskosten
De fiscus beperkt soms de aftrekbaarheid van je kosten. Restaurantkosten mag je bijvoorbeeld voor 69% aftrekken, relatiegeschenken voor 50%. En je voertuig(en)? Je mag de kosten voor het professionele gebruik ervan aftrekken volgens een formule die rekening houdt met het brandstoftype en de CO2-uitstoot.
Investeringen
Als je machines, computers, voertuigen, vastgoed,… aankoopt om ze meerdere jaren voor je zaak te gebruiken, dan noemen we dat investeringen. Het zijn aftrekbare beroepskosten, maar je moet ze over een aantal jaren afschrijven. Dat betekent dat je er elk jaar een gedeelte van mag aftrekken.
Verworpen uitgaven
De overheid aanvaardt niet zomaar dat alle beroepskosten aftrekbaar zijn. Sommige uitgaven verwerpt ze zelfs helemaal: de zogeheten “verworpen uitgaven” (VU). Enkele voorbeelden: onredelijke uitgaven, niet-specifieke beroepskleding (zoals een gewoon kostuum), (verkeers)boetes of kunstwerken.
Je echte kosten of een forfait aftrekken?
Sinds 1 januari 2018 mogen zelfstandigen ervoor kiezen om een forfaitair bedrag af te trekken. Ze hoeven hun werkelijke kosten dan niet meer te bewijzen. Dit kan interessant zijn als je weinig beroepskosten hebt. Het aftrekbare forfait stemt overeen met 30% van je beroepsinkomsten, maar je mag een bepaald bedrag niet overschrijden (ook al zou je daar volgens de 30%-regel recht op hebben).
Accountable: meer grip op je aftrekbare kosten
De Accountable-app maakt het je makkelijk. Je scant je facturen en kwitanties en dankzij artificiële intelligentie ontvang je meteen een fiscale aanbeveling. Koppel ook je professionele bankrekening met de app. Je (volledig of gedeeltelijk) aftrekbare beroepskosten worden dan automatisch geïmporteerd en aan je uitgaven gekoppeld.