Wat moet er op een factuur staan in België? Elke factuur die een zelfstandige aan zijn klanten bezorgt, moet een aantal wettelijke vermeldingen bevatten. Anders is de factuur onjuist of onvolledig en volgen er sancties…
Wat zijn de verplichte vermeldingen op een factuur?
Een factuur is een boekhoudkundig document. Ze dient als bewijs dat je een product of dienst aan een klant hebt geleverd. En ze verplicht die klant om je hiervoor te betalen binnen een bepaalde termijn. Maar wat moet er op een factuur staan?
Vier essentiële gegevens:
- Je naam en adres (een vennootschap moet bovendien haar rechtsvorm vermelden) + je btw-nummer.
- Naam en adres van je klant, de rechtsvorm als het om een vennootschap gaat en zijn btw-nummer als hij er een heeft.
- De omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten, de hoeveelheid en het voorwerp van de diensten.
- De prijs, zowel exclusief als inclusief btw als je btw aanrekent. Anders vermeld je “vrijgesteld van btw” op de factuur (of in sommige gevallen “belasting te voldoen door medecontractant”).
Daarbij komen nog enkele andere verplichte vermeldingen:
- datum en plaats van uitgifte van de factuur,
- het volgnummer van de factuur,
- per toegepast btw-tarief: de maatstaf van heffing en het totaalbedrag van de btw,
- de datum waarop je het product of de dienst geleverd hebt (of de datum waarop de prijs volledig of gedeeltelijk wordt geïnd) als het om een andere datum gaat dan de uitgiftedatum van de factuur,
- eventuele kortingen, enz.
Je vindt alles wat er op een factuur moet staan in artikel 5 van KB nr. 1 van het btw-wetboek (externe website).
Goed om te weten: je bent niet verplicht om een factuur te bezorgen aan een natuurlijke persoon die de goederen of diensten alleen maar privé gebruikt. Tenzij… het sommige werken aan vastgoed betreft, de levering van een voertuig, soms zelfs de herstelling van een voertuig. Maar bij een fors aankoopbedrag mag een particulier wel een factuur eisen.
Welke sancties als je factuur niet in orde is?
Als je factuur onvolledig is, verliest je klant het recht om de btw af te trekken. Een zware sanctie, die toch wat is gemilderd door de rechtspraak van het Europees Hof van Justitie. De btw-administratie mag namelijk niet langer systematisch een onvolledige of onregelmatige factuur weigeren als die wel aan de materiële voorwaarden voldoet. Ze zal geval per geval moeten oordelen. Maar let toch maar op voor al te ijverige controleurs!
Er hangen je nog twee andere sancties boven het hoofd:
- Je betaalt een boete en verwijlinteresten als essentiële onderdelen van de factuur onjuist of onvolledig zijn (btw-nummer, naam of adres van de verkoper en koper, aard of hoeveelheid van de geleverde diensten of goederen, prijzen, accessoires).
- De klant is hoofdelijk aansprakelijk om de btw aan de fiscus te betalen. Hij kan slechts ontslagen worden van deze verplichting als hij bewijst dat hij de btw aan zijn medecontractant heeft betaald en hij de identiteit van die medecontractant meedeelt.
Maak het jezelf makkelijk
Als ondernemer komt er heel wat op je af, dus waarom het jezelf niet makkelijk maken? Met een facturatie- en boekhoudprogramma zoals Accountable bijvoorbeeld, dat je helpt om je facturen zo gedetailleerd mogelijk op te stellen en zo sancties te vermijden. Je wint bovendien heel wat tijd en dat is ook mooi meegenomen.
Eenmaal je je factuur hebt opgesteld en verstuurd, is het wachten op de betaling. Om te vermijden dat je te lang op je centen moet wachten en zo je cashflow in gevaar brengt, is er Easy2Cash, dat je facturen financiert binnen de 24 uur na aanvaarding.