Als zelfstandige ben je verplicht om een financiële boekhouding bij te houden. Maar wat kies je: een enkelvoudige of dubbele boekhouding? Wij leggen je alle voor- en nadelen van beide formules uit.
Wat zegt de wet over de boekhouding van een zelfstandige?
Werk je als een natuurlijk persoon (zelfstandige/eenmanszaak) en is je omzet kleiner dan €500.000 exclusief btw? Dan heb je de keuze. In België mag je dan een vereenvoudigde boekhouding voeren. Als je niet voldoet aan één van deze twee voorwaarden, kiest de overheid in jouw plaats en moet je een dubbele boekhouding voeren.
Vereenvoudigde boekhouding: voor- en nadelen
De naam zegt het al: eenvoud is het voornaamste voordeel van deze formule. In een eenvoudige boekhouding moet je maar minimale formaliteiten vervullen. Het is dus heel goed mogelijk om zelf je boekhouding te voeren. En er zijn veel apps - Accountable is een goed voorbeeld - die het meeste werk in jouw plaats doen.
Lees hier meer over in ons artikel Hoe moet je zelf boekhouden?
De grote principes van de vereenvoudigde boekhouding
In een vereenvoudigde boekhouding hoef je alleen maar je ontvangsten en uitgaven bij te houden in 4 documenten:
- het financieel dagboek, dat bestaat uit een kasboek (voor je contante transacties) en een bankboek (voor al je uitgaven en ontvangsten via een bankrekening)
- een verkoopboek, met de facturen en creditnota’s die je naar klanten verstuurt
- een aankoopboek, met alle facturen en creditnota’s die je van leveranciers ontvangt
- het inventarisboek, dat de beschrijving en waardering van je voorraden bevat.
Deze vier documenten samen vormen je vereenvoudigde boekhouding. Omdat ze makkelijk is bij te houden en weinig kost, geven starters er vaak de voorkeur aan. Maar het voordeel is ook een nadeel: op sommige punten is zo’n boekhouding te eenvoudig en heb je er weinig aan voor je groeistrategie.
Dubbele boekhouding: voor- en nadelen
Omdat de dubbele boekhouding veel gedetailleerder is, kan ze ook dienst doen als beleidsinstrument voor je bedrijf. Ze geeft immers niet alleen een nauwkeurig beeld van je uitgaven en ontvangsten, maar bevat ook de balans van al je tegoeden, schuldvorderingen en schulden. Je hebt meer houvast om de evolutie van de financiële gezondheid van je bedrijf van jaar tot jaar op te volgen. Zo’n financiële boekhouding is dus nuttig om de juiste strategische beslissingen te nemen.
Het grootste nadeel? Een dubbele boekhouding is complexer, en dat schrikt leken af. In de meeste gevallen ben je verplicht om een beroep te doen op een boekhouder.
De grote principes van de dubbele boekhouding
Net als bij de vereenvoudigde boekhouding moet je bij de dubbele boekhouding de bewijsstukken van al je transacties (aan- en verkoop, financieel) bijhouden. Maar er zijn 3 (grote) verschillen:
De debet-creditlogica
Elke transactie wordt tegelijk aan de inkomsten- en aan de uitgavenzijde geboekt. Vandaar de naam dubbele boekhouding. Debet en credit moeten dus altijd gelijk zijn.
Het boekhoudplan
Een boekhoudplan of rekeningenstelsel is een lijst met overeengekomen codes die door alle bedrijven met een dubbele boekhouding wordt toegepast. Elk element van de bezittingen en activiteiten van je bedrijf krijgt een code. Een aankoop staat bijvoorbeeld altijd in een rekening die met de code 60 begint.
Het boek van de diverse verrichtingen
Een dubbele boekhouding gebruikt geen inventarisboek om de evolutie van de voorraden te volgen. In de plaats komt het boek voor de diverse verrichtingen, of DV voor de ingewijden. Je boekhouder houdt er alle boekhoudverrichtingen in bij die niet in de andere drie dagboeken staan. Denk aan de btw, uitbetaalde vergoedingen, afschrijvingen van je activa (waarmee je kosten over meerdere jaren spreidt), enz.
Wat kies je, een enkelvoudige of dubbele boekhouding? Wat past op dit moment het beste bij jouw activiteiten? Waar heb je het meeste aan? Als je twijfelt, lees dan zeker onze artikels Hoe moet je zelf boekhouden? en Wat zijn je boekhoudkundige verplichtingen? Ze geven je beslist een antwoord op je vragen.