Waarom is een klantendatabase zo’n krachtige hefboom voor je groei? Omdat ze je helpt om klanten en prospects aan te trekken. Het is makkelijker om ze precies te bieden wat ze zoeken als je veel over hen weet. Maak kennis met “relatiemarketing”!
Wat is een klantendatabase?
Een database (vaak afgekort tot DB) is een systeem om gegevens te verzamelen, te analyseren en te gebruiken. In ons geval gaat het om gegevens van bestaande en potentiële klanten. Voor eenvoudige toepassingen is een spreadsheetprogramma zoals Excel voldoende.
Maar zodra je meer gegevens verzamelt, heb je er alle belang bij om ze te organiseren en te analyseren met CRM-software. Er zijn veel programma’s voor Customer Relationship Management in omloop en soms zijn die zelfs gratis. Denk aan Insightly (externe website), SuiteCRM (externe website), Hubspot (externe website) …
Welke informatie bewaar je?
Als je gegevens verzamelt, moet je sinds mei 2018 de Europese GDPR-regels naleven. GDPR staat voor General Data Protection Regulation, in het Nederlands ook wel Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) genoemd. Volgens deze regels moet je prioritair aangeven met welk doel je een database gebruikt.
Wil je alleen maar je klanten beheren? Dan is er geen probleem. Je mag zelfs bepaalde gegevens over hen bijhouden zonder hun toestemming. Maar beperk je dan wel tot gegevens die echt nodig zijn voor je doel: hun naam, voornaam, e-mail, postcode, leeftijd, aankoopgegevens (bedragen, favoriete producten,…). Deze Europese verordening verbiedt je om overbodige gegevens bij te houden.
Deze regel geldt ook als je een marketingdatabase aanlegt. Dan moet je bovendien:
- uitvoerig uitleggen wat je beleid is voor het gegevensgebruik,
- de personen uit je database om toestemming vragen.
Hoe meer gegevens je over klanten en prospects aan je DB toevoegt, hoe beter je weet waar ze precies naar op zoek zijn. Dat helpt om in te spelen op hun verwachtingen. Nog beter zelfs: met de CRM-software stuur je hen informatie en aanbiedingen op maat. Maar verlies daarbij nooit de basisregel uit het oog: als je klanten en prospects aanspreekt met commerciële bedoelingen, dan heb je vooraf hun toestemming nodig.
5 tips om klanten en prospects te vinden
Gegevens over klanten en prospects verzamelen kan op allerlei manieren. Maar om die gegevens voor marketingdoeleinden te gebruiken, heb je hun toestemming nodig. Vraag je contacten daarom systematisch om een vakje aan te kruisen (opt-in). Daarna mag je hen commerciële aanbiedingen sturen.
Elk rechtstreeks contact biedt kansen
Maak van elke interactie met je klanten gebruik om je klantenrelatie uit te breiden of te verdiepen. Dat kan in je winkel, op sociale media, op beurzen, netwerkevenementen, vergaderingen van beroepsverenigingen, enz.
Beloon je contacten
Een kleine attentie heeft vaak een groot effect. Beloon je klanten als ze bereid zijn om informatie in te vullen. Geef ze bijvoorbeeld wat korting of de kans om zich in te schrijven in je loyaliteitsprogramma. Of laat ze gratis een gids of whitepaper downloaden.
Klant brengt klant aan
Benieuwd hoe je zonder al te veel moeite nieuwe klanten vindt? Vraag je klanten om nieuwe klanten aan te brengen uit hun familie en vriendenkring. Beloon ze met kortingen of andere voordelen en verwen ook de nieuwe klanten die ze hebben aangebracht.
Gebruik gegevens van derden
Klanten aantrekken kan natuurlijk ook via sociale media. Die zijn niet bereid om hun gegevens met jou te delen, maar ze laten je wel nieuwe klanten vinden met het profiel dat jij bepaalt. Wil je liever iets met de post versturen naar potentiële klanten? Bedrijven zoals bpost (externe website) bieden je vrijwel dezelfde service als sociale media.
Gebruik digitale tools
Via je pagina op sociale media, je webshop en je e-mailadressenlijst verzamel je snel en zonder veel moeite allerlei gegevens. Geef je contacten bijvoorbeeld de kans om aan een wedstrijd deel te nemen (en respecteer daarbij de reglementering op wedstrijden en spelletjes (externe website). Andere interessante mogelijkheden zijn een enquête of een inschrijving op een nieuwsbrief. Controleer ook elke keer of je aan alle wetten en voorschriften voldoet.
Zondig niet tegen GDPR
We kunnen het niet genoeg herhalen: transparantie is essentieel. Verzamel alleen gegevens die je echt nodig hebt, wis informatie die overbodig of verouderd is en maak het je klanten makkelijk om hun eigen gegevens te raadplegen.
Ons advies: neem je verplichtingen op het vlak van gegevensbeheer ernstig, want anders hangen er je zware boetes boven het hoofd! Meer inlichtingen vind je bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (externe website).