Dit artikel is een overzicht van alle regels en oplossingen om beter te factureren (en dus sneller je geld te krijgen) en helpt je de beste betaaloplossing voor je business te kiezen.
Factureer slim om snel betaald te krijgen
Een eerste vereiste is natuurlijk een correcte factuur. Die moet voldoen aan enkele wettelijke verplichtingen en voorgeschreven informatie bevatten. Zo verfijn je je facturering:
- Factureer op het juiste moment. De wet schrijft voor dat je de factuur ten laatste op de 15e dag van de maand die volgt op de dienstverlening en/of levering moet verzenden. In de praktijk wacht je best niet te lang. Factureer om de twee weken of aan het einde van elke maand.
- Stap over op digitaal. Het absolute minimum is een factuur in pdf. Nog beter? Elektronische facturen. Of gebruik facturatiesoftware. Dat werkt efficiënter en bespaart tijd.
- Maak komaf met laattijdige betalingen en onbetaalde facturen. Is de vervaldatum verstreken? Stuur een herinnering.
- Laat je facturen financieren. Ben je het beu om achter je geld aan te lopen?
Werk dan met factoring. Zo heb je altijd voldoende cash, want je vertrouwt je facturen toe aan een factoringmaatschappij, die jou daarvoor een voorschot betaalt. - Stel je algemene voorwaarden (opnieuw) op. Dit juridische document wordt soms verwaarloosd, maar is essentieel om je zakelijke relaties te kaderen en jouw regels vast te leggen. Hulp nodig? Vraag gepersonaliseerd advies.
Kan je je B2B-klanten op een ‘andere’ manier laten betalen?
Jazeker! De Europese domiciliëring kan een goed instrument zijn om je terugkerende facturen automatisch te innen. Hiervoor moet je een domiciliëringscontract afsluiten bij je bank en een volmacht verkrijgen van je klant. Interesse in deze oplossing? Neem contact op met je Hello Team op 02 433 41 41.
Je kan ook een voorschot vragen of tussentijdse facturen opstellen.
Hoe laat je klanten in je winkel betalen?
Heb je een winkel en zijn je klanten particulieren, dan moet je betaaloplossingen aanbieden die zijn aangepast aan hun behoeften en gewoonten en die garanderen dat de transacties veilig verlopen. De gulden regel? Laat hen kiezen.
Je verplichtingen voor betalingen door particuliere klanten
Sinds 1 juli 2022 moeten alle bedrijven minstens één elektronisch betaalsysteem aanbieden: vaste of draagbare bankterminals, contactloos betalen met smartphone of smartwatch enz.
Bovendien mag je geen extra kosten in rekening brengen of een elektronische betaling voor een klein bedrag weigeren. En daarnaast ben je verplicht contante betalingen te blijven accepteren.
Jij moet alleen nagaan welke betaaloplossing je je klanten wilt aanbieden. Hoe maak je een goede keuze?
De favoriete betaaloplossingen in België
Alle cijfers1 bevestigen het: contant geld verliest terrein ten opzichte van elektronisch betalen. Betalingen met de kaart zijn nog altijd populair: een op de twee betalingen gebeurt met de kaart. Twee derde van die betalingen gebeurt contactloos.
Het aantal mobiele betalingen – via QR-codes of geconnecteerde voorwerpen – neemt gestaag toe. Elektronische overschrijvingen verlopen voor bijna 70% via een betaalapplicatie, zoals ‘Payconiq by Bancontact’. Bankapps zijn hier de op één na meest gebruikte tool.
Nog een laatste belangrijke trend... Online winkelen wordt steeds populairder. In België koopt vandaag 80% van de bevolking producten of diensten via het wereldwijde web.
Welke elektronische betaaloplossingen moet je klanten aanbieden?
Elke betaaloplossing heeft zijn voor- en nadelen. Het belangrijkste is om een duidelijk beeld te hebben van de kosten van elke betaalmethode.
- Betalen met smartphone :
Steeds meer consumenten betalen met hun smartphone of smartwatch. Met de Payconiq by Bancontact-app betaalt je klant zijn aankopen in slechts enkele seconden, zonder contant geld of bankkaarten. Dat gaat eenvoudig en snel: de klant moet alleen maar een QR-code scannen. De klant bevestigt het bedrag en betaalt volstrekt veilig met een pincode of vingerafdruk. De betaling wordt meteen bevestigd en de transactie is online te volgen. - Een mobiele of vaste betaalterminal :
Deze klassieke betaaloplossing is erg populair bij handelaars omdat de betalingen vlot binnenkomen. Het geld staat op de eerste werkdag na de betaling op je rekening. Een bijkomend voordeel... Je kan dagelijkse transactierapporten ontvangen via e-mail en op een speciaal online platform. De mobiele terminal is ideaal voor zelfstandigen die zich moeten verplaatsen in de winkel, op het terras (bijvoorbeeld een restaurant) of wanneer ze op klantenbezoek zijn. Je kan het apparaat kopen of huren (op korte of lange termijn). - De online kassa :
De kassa dient vandaag niet alleen voor betalingen. De online kassa 2.0 is slim, geconnecteerd en intuïtief. Je kan er verschillende betaalsystemen mee combineren (contant, kaart- of contactloos), je voorraad en verkoop in real time volgen, statistieken over je activiteit opvragen of je fysieke of online winkel beheren, waar je ook bent. - De webshop :
E-commerce is niet meer weg te denken. Een webshop is een unieke verkoopkans om nieuwe klanten aan te trekken (bijvoorbeeld consumenten in het buitenland). - De complete betaaloplossing :
Wil je kunnen kiezen zonder compromissen? Dan raden we je een betaaloplossing op maat aan. Zo ben je zeker van vlotte elektronische betalingen in je zaak én vanop afstand.
1Bronnen