Cet article expose toutes les règles et solutions existantes pour mieux facturer (et donc recevoir plus vite votre argent) et vous aide à choisir les solutions de paiement idéales pour votre business.
Comment bien facturer pour recevoir vos paiements rapidement ?
La facture est un document capital pour récupérer votre argent au plus vite. Elle doit impérativement respecter certaines obligations légales et reprendre des informations clés. Voici comment peaufiner votre facturation :
- Facturez au bon moment. En théorie, au plus tard le 15ejour du mois suivant la livraison de votre produit ou service. En pratique, mieux vaut ne pas tarder et envoyer vos factures tous les 15 jours ou mensuellement (en fin de mois).
- Passez au digital. Un PDF envoyé par e-mail est un minimum. Encore mieux ? La facture électronique. Ou encore, un logiciel de facturation, idéal pour gagner en temps et en efficacité.
- Faites la chasse aux retards et aux impayés. La date d’échéance est passée ? Envoyez un rappel.
- Faites financer vos factures. Vous ne voulez plus courir après votre argent ? Le factoring est un excellent moyen de sécuriser votre trésorerie : vous confiez vos factures à une société de factoring et vous recevez une avance.
- Rédigez vos conditions générales de vente. Parfois négligé, ce document juridique est essentiel pour encadrer vos relations commerciales et déterminer « vos » règles. Vous avez besoin d’aide ? Bénéficiez d’une aide personnalisée.
Pouvez-vous faire payer votre clientèle B2B « autrement » ?
Oui ! La domiciliation européenne peut être un bon outil pour encaisser automatiquement vos factures récurrentes. Pour ce faire, vous devez souscrire un contrat de domiciliation auprès de votre banque et obtenir un mandat de votre client∙e. Cette solution vous intéresse ? Contactez votre Hello Team au 02 433 41 42.
Vous pouvez également demander le paiement d’un acompte, faire payer à l’avance ou encore établir des factures intermédiaires.
Comment faire payer votre clientèle B2C en magasin ?
Si vous avez une boutique et que vos client∙e∙s sont des particuliers, vous devez prévoir des solutions de paiement adaptées à leurs besoins et habitudes, tout en assurant la sécurité des transactions. La règle ? Laissez-leur le choix.
Vos obligations pour les paiements B2C
Depuis le 1er juillet 2022, toute entreprise doit proposer au moins un système de paiement électronique : terminaux bancaires fixes ou portables, paiement sans contact par smartphone ou smartwatch, etc.
De plus, vous ne pouvez pas facturer de frais supplémentaires ni refuser un paiement électronique pour un petit montant. Autre obligation : continuer à accepter les paiements en espèce.
Reste à déterminer la ou les technologie(s) que vous souhaitez proposer à votre clientèle. Comment choisir ?
Les solutions de paiement préférées en Belgique
¹Tous les chiffres convergent : le cash perd du terrain au profit du paiement électronique. Les paiements par carte ont toujours la cote : celle-ci est utilisée pour 1 transaction électronique sur 2. Deux tiers de ces opérations sont réalisées sans contact.
Les paiements mobiles, via code QR ou objets connectés, sont en hausse. Du côté des virements électroniques, près de 7 virements sur 10 sont effectués depuis une application de paiement, comme Payconiq by Bancontact. Les applications bancaires sont le deuxième outil le plus utilisé.
Une dernière tendance clé ? Les achats en ligne séduisent toujours plus. En Belgique, 80% de la population achètent désormais des produits ou services sur internet.
Quelles solutions électroniques proposer à vos client∙e∙s ?
Chaque solution a ses avantages et ses inconvénients. L’important est d'avoir une vue claire des coûts liés à chacun de ces moyens de paiement.
- Le paiement par smartphone :
De plus en plus de consommateurs∙trices privilégient les paiements par smartphone ou smartwatch. Avec l’app Payconiq by Bancontact, votre client∙e règle ses achats en quelques secondes, sans liquide ni carte de banque. Simple et rapide, il ou elle doit simplement scanner un code QR. Il ou elle valide ensuite le montant et confirme avec son code PIN ou son empreinte digitale pour une sécurité totale. Le paiement est immédiatement confirmé et la transaction peut être suivie en ligne. - Un terminal de paiement mobile ou fixe :
Cette solution classique est très prisée par les commerçant∙e∙s car elle facilite la réception des paiements. L’argent arrive sur votre compte le premier jour ouvrable suivant le paiement. En prime ? Vous pouvez recevoir des rapports de transaction quotidiens par e-mail et sur une plateforme en ligne dédiée. Le terminal mobile est idéal pour les indépendant∙e∙s qui ont besoin de pouvoir le déplacer dans le magasin, en terrasse (un restaurant, par exemple) ou en visite à l’extérieur. Sachez aussi que vous pouvez acheter ou louer l’appareil (à court ou long terme). - La caisse connectée :
Aujourd’hui, votre caisse ne sert plus uniquement à encaisser votre argent ! Intelligente, connectée et intuitive, la caisse 2.0 permet de combiner différents systèmes de paiement (en liquide, par carte ou sans contact), de suivre en temps réel votre stock et vos ventes, d’obtenir des statistiques sur votre activité, ou encore de gérer votre boutique physique ou en ligne, d’où que vous soyez. - La boutique en ligne :
Le boom de l’e-commerce n’est un secret pour personne. Avoir un webshop est une opportunité de vente unique pour attirer une nouvelle clientèle (par exemple, des consommateurs∙trices à l’étranger). - La solution complète :
Vous voulez pouvoir choisir sans renoncer ? Nous vous conseillons de miser sur une solution de paiement sur mesure. C’est la garantie d’accepter tous les paiements électroniques dans votre établissement et à distance.
¹Sources